अपने पिछले लेखों में, हमने चर्चा की कि POSH अधिनियम क्या है और प्रत्येक पात्र नियोक्ता को इसे गंभीरता से क्यों लेना चाहिए।
अब POSH अनुपालन के सबसे महत्वपूर्ण हिस्सों में से एक, आंतरिक समिति (I.C.) की बात करते हैं।
मैंने कई ऐसे व्यवसायों को देखा है जहाँ प्रबंधन को पता है कि आंतरिक समिति आवश्यक है, लेकिन जब आप कुछ व्यावहारिक प्रश्न पूछते हैं, तो भ्रम की स्थिति उत्पन्न हो जाती है।
अध्यक्ष कौन होना चाहिए?
कितने सदस्य आवश्यक हैं?
क्या बाहरी सदस्य अनिवार्य है?
क्या मानव संसाधन प्रबंधक सदस्य बन सकता है?
यदि कंपनी में महिला कर्मचारियों की संख्या कम हो तो क्या होगा?
और शायद सबसे बड़ा प्रश्न - क्या केवल समिति की सूची तैयार करके उसे फाइल में रखना पर्याप्त है?
उत्तर है नहीं।
आंतरिक समिति की एक गंभीर जिम्मेदारी होती है। उसे कर्मचारियों, प्रबंधकों, साक्ष्यों, गवाहों और गोपनीय जानकारी से संबंधित किसी अत्यंत संवेदनशील शिकायत से निपटना पड़ सकता है। इसलिए, समिति का उचित गठन होना चाहिए और सदस्यों को पता होना चाहिए कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है।
आइए इसे व्यावहारिक रूप से समझते हैं।
## आंतरिक समिति की आवश्यकता कब होती है?
यदि किसी संगठन में 10 या अधिक कर्मचारी हैं, तो नियोक्ता को आमतौर पर POSH अधिनियम के तहत एक आंतरिक समिति का गठन करना आवश्यक होता है।
यह इस बात पर लागू होता है कि आप एक बड़ी कॉर्पोरेट कंपनी हैं या एक छोटा एमएसएमई।
आपको यह नहीं सोचना चाहिए:
> "हमारे पास केवल 12 या 15 कर्मचारी हैं, इसलिए शायद इसकी कोई आवश्यकता नहीं है।"
कर्मचारियों की संख्या मायने रखती है।
आपके कार्यालय का आकार, आपके व्यवसाय का टर्नओवर या आपके पास एक अलग मानव संसाधन विभाग है या नहीं, यह अधिनियम लागू होने पर इस आवश्यकता को समाप्त नहीं करता है।
## आंतरिक समिति में कौन होना चाहिए?
कानून आंतरिक समिति के लिए एक विशिष्ट संरचना प्रदान करता है।
इसमें निम्नलिखित शामिल होने चाहिए:
### 1. एक अध्यक्ष
अध्यक्ष एक संगठन में वरिष्ठ स्तर पर कार्यरत महिला होनी चाहिए।
यह केवल उपलब्ध सबसे सुविधाजनक व्यक्ति को चुनने का मामला नहीं है।
वह व्यक्ति संवेदनशील मामले को परिपक्वता, निष्पक्षता और गोपनीयता के साथ संभालने में सक्षम होना चाहिए।
यदि आपके संगठन में कोई उपयुक्त वरिष्ठ महिला कर्मचारी है, तो इस जिम्मेदारी के लिए उस पर विचार किया जाना चाहिए।
### 2. दो या अधिक कर्मचारी सदस्य
समिति में कर्मचारियों में से कम से कम दो सदस्य होने चाहिए।
कानून उन व्यक्तियों को प्राथमिकता देता है जो महिलाओं के हित के प्रति समर्पित हैं या जिन्हें सामाजिक कार्य या कानूनी ज्ञान का अनुभव है।
महत्वपूर्ण बात यह है कि ये लोग यौन उत्पीड़न (POSH) की शिकायत की गंभीरता को समझने में सक्षम होने चाहिए।
केवल संगठन में वरिष्ठ होने से वह व्यक्ति स्वतः ही समिति के लिए उपयुक्त नहीं हो जाता।
### 3. एक बाहरी सदस्य
यहाँ मुझे एक और आम गलतफहमी दिखाई देती है।
आंतरिक समिति में एक बाहरी सदस्य होना आवश्यक है जिसे यौन उत्पीड़न या महिला कल्याण से संबंधित मुद्दों का निर्धारित अनुभव या जानकारी हो।
बाहरी सदस्य किसी गैर-सरकारी संगठन, संस्था से हो सकता है या उसके पास आवश्यक ज्ञान या अनुभव हो सकता है।
विचार सरल है।
समिति को पूरी तरह से अपने ही संगठन के लोगों पर निर्भर नहीं होना चाहिए।
एक बाहरी सदस्य एक स्वतंत्र दृष्टिकोण ला सकता है, विशेष रूप से जब शिकायत किसी वरिष्ठ कर्मचारी या प्रबंधन व्यक्ति से संबंधित हो।
## क्या मानव संसाधन प्रबंधक समिति का सदस्य हो सकता है?
हाँ, यदि कोई मानव संसाधन पेशेवर आवश्यकताओं को पूरा करता है, तो उसे सदस्य के रूप में नियुक्त किया जा सकता है।
लेकिन मानव संसाधन सहायता और आंतरिक समिति की वैधानिक भूमिका में एक महत्वपूर्ण अंतर है।
मानव संसाधन विभाग दस्तावेज़ीकरण, संचार, समय-निर्धारण और अन्य प्रशासनिक मामलों में सहायता कर सकता है।
हालांकि, समिति को शिकायत और जांच को निष्पक्ष और स्वतंत्र रूप से संभालना चाहिए।
उदाहरण के लिए, यदि किसी वरिष्ठ प्रबंधक के खिलाफ शिकायत की जाती है, तो मानव संसाधन विभाग को केवल परेशानी से बचने के लिए मामले को आंतरिक रूप से "सुलझाने" का प्रयास नहीं करना चाहिए।
निर्धारित प्रक्रिया का पालन करना आवश्यक है।
## बाहरी सदस्य का महत्व क्यों?
आइए एक सरल उदाहरण लेते हैं।
मान लीजिए कि एक कंपनी में 25 कर्मचारी हैं। शिकायतकर्ता और प्रतिवादी दोनों कार्यालय के अधिकांश लोगों को जानते हैं। प्रतिवादी एक वरिष्ठ प्रबंधक हैं जो कई वर्षों से कंपनी में कार्यरत हैं।
अब कल्पना कीजिए कि समिति का प्रत्येक सदस्य भी उसी कंपनी का कर्मचारी है।
भले ही सभी निष्पक्ष रहने का प्रयास करें, फिर भी अनजाने में दबाव, व्यक्तिगत संबंध या कार्यस्थल का प्रभाव हो सकता है।
यही कारण है कि कानून में बाहरी सदस्य का प्रावधान है।
बाहरी सदस्य को केवल एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के रूप में नहीं देखा जाना चाहिए। समिति में उस व्यक्ति की वास्तविक भूमिका होती है।
## आंतरिक समिति का सदस्य कितने समय तक समिति में रह सकता है?
आंतरिक समिति के सदस्य का कार्यकाल नामांकन की तिथि से तीन वर्ष से अधिक नहीं हो सकता।
यह सुनने में सरल लगता है, लेकिन आश्चर्यजनक रूप से व्यवसायों के लिए इसे भूलना आसान है।
कोई कंपनी एक बार अपनी समिति का गठन कर सकती है, नियुक्ति पत्र को फाइल में रख सकती है और अगले चार-पाँच वर्षों के लिए उसे भूल सकती है।
फिर, जब कोई शिकायत प्राप्त होती है, तो हर कोई यह जाँचने लगता है कि क्या समिति का गठन अभी भी विधिवत है।
यह अनुपालन प्रबंधन का अच्छा तरीका नहीं है।
नियोक्ता को प्रत्येक सदस्य की नियुक्ति तिथि का रिकॉर्ड रखना चाहिए और समय-समय पर समिति की समीक्षा करनी चाहिए।
## आंतरिक समिति वास्तव में क्या करती है?
समिति का गठन केवल नोटिस बोर्ड पर नाम प्रदर्शित करने के लिए नहीं किया जाता है।
इसके दायित्वों में यौन उत्पीड़न की शिकायतें प्राप्त करना, आवश्यकता पड़ने पर जाँच करना, गोपनीयता बनाए रखना और कानून के अनुसार सिफारिशें करना शामिल है।
व्यावहारिक रूप से, समिति को निम्नलिखित कार्य करने पड़ सकते हैं:
लिखित शिकायत प्राप्त करना।
शिकायत और संबंधित जानकारी की जाँच करना।
निर्धारित जाँच प्रक्रिया का पालन करना।
संबंधित पक्षों को अपना पक्ष प्रस्तुत करने का अवसर देना।
प्रासंगिक दस्तावेजों और साक्ष्यों की जाँच करना।
जहाँ लागू हो, गवाहों के बयानों पर विचार करना।
गोपनीयता बनाए रखना।
जांच के निष्कर्ष तैयार करें।
आवश्यकतानुसार उचित सिफारिशें करें।
इसीलिए समिति के सदस्यों को वास्तविक शिकायत पर कार्रवाई करने से पहले प्रक्रिया को समझना आवश्यक है।
## क्या नियोक्ता समिति को निर्णय लेने के लिए निर्देश दे सकता है?
नहीं।
नियोक्ता समिति का गठन करता है और आवश्यक सहायता और सुविधाएं प्रदान करने के लिए उत्तरदायी है।
लेकिन इसका यह अर्थ नहीं है कि प्रबंधन जांच के परिणाम का निर्णय कर सकता है।
मान लीजिए कि संगठन के किसी महत्वपूर्ण व्यक्ति के विरुद्ध शिकायत की जाती है।
शायद वह एक वरिष्ठ प्रबंधक है।
शायद वह प्रमुख ग्राहकों के लिए जिम्मेदार है।
शायद वह कंपनी में 15 वर्षों से कार्यरत है।
इनमें से कोई भी बात यह तय नहीं करनी चाहिए कि शिकायत वास्तविक है या नहीं।
समिति को तथ्यों, साक्ष्यों और परिस्थितियों पर विचार करना होगा और निर्धारित प्रक्रिया का पालन करना होगा।
निष्पक्ष प्रक्रिया शिकायतकर्ता और प्रतिवादी दोनों की रक्षा करती है।
## यदि कोई उपयुक्त वरिष्ठ महिला कर्मचारी न हो तो क्या होगा?
छोटे संगठनों में यह एक व्यावहारिक समस्या बन सकती है।
कानून में स्पष्ट रूप से यह प्रावधान है कि अध्यक्ष एक वरिष्ठ महिला कर्मचारी होनी चाहिए।
इसलिए, नियोक्ता को केवल कागजी कार्रवाई पूरी करने के लिए किसी अनुपयुक्त व्यक्ति को नियुक्त नहीं करना चाहिए।
यदि आपके संगठन में कोई उपयुक्त व्यक्ति नहीं है, तो अपनी विशेष स्थिति में समिति के गठन के संबंध में उचित पेशेवर या कानूनी सलाह लें।
महत्वपूर्ण बात यह है कि केवल दस्तावेजी कार्यवाही के लिए समिति का गठन न करें।
यह विधिवत गठित समिति होनी चाहिए।
## यदि संगठन में 10 से कम कर्मचारी हैं तो क्या होगा?
एक और आम गलतफहमी यह है:
> "यदि हमारे पास 10 से कम कर्मचारी हैं, तो POSH हम पर लागू नहीं होता है।"
यह सही दृष्टिकोण नहीं है।
जहां 10 से कम कर्मचारियों के कारण आंतरिक समिति की आवश्यकता नहीं है, वहां POSH अधिनियम के तहत उपयुक्त जिला अधिकारी द्वारा गठित स्थानीय समिति के माध्यम से शिकायतों का निपटारा किया जाता है।
इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि एक छोटे संगठन को भी सुरक्षित और सम्मानजनक कार्यस्थल बनाए रखना चाहिए।
आंतरिक समिति की आवश्यकता न होने का यह अर्थ नहीं है कि नियोक्ता अनुचित व्यवहार को अनदेखा कर सकता है।
## क्या POSH नीति पर्याप्त है?
नहीं।
POSH नीति का होना महत्वपूर्ण है, लेकिन केवल नीति दस्तावेज़ को फ़ोल्डर में रखना ही अनुपालन नहीं है।
इस पर इस तरह विचार करें।
आपके कार्यालय में अग्नि सुरक्षा नीति हो सकती है। लेकिन अगर किसी को यह नहीं पता कि अग्निशामक यंत्र कहाँ है या आपात स्थिति में क्या करना है, तो केवल नीति ही उपयोगी नहीं है।
यही सिद्धांत यहाँ भी लागू होता है।
कर्मचारियों को नीति के बारे में पता होना चाहिए।
समिति के सदस्यों को अपनी जिम्मेदारियों का पता होना चाहिए।
शिकायत प्रक्रिया स्पष्ट होनी चाहिए।
और संगठन को शिकायत प्राप्त होने पर कार्रवाई करने के लिए तैयार रहना चाहिए।
## समिति के सदस्यों को प्रशिक्षित किया जाना चाहिए
यह एक ऐसा क्षेत्र है जहाँ नियोक्ताओं को कुछ रुपये बचाने की कोशिश नहीं करनी चाहिए।
POSH से संबंधित शिकायत संवेदनशील और जटिल हो सकती है।
समिति के सदस्यों को निम्नलिखित बातें समझनी चाहिए:
POSH अधिनियम और लागू नियम।
उनकी जिम्मेदारियाँ।
शिकायत का निपटान कैसे करें।
गोपनीयता की आवश्यकताएँ।
निष्पक्ष जाँच के बुनियादी सिद्धांत।
दस्तावेज़ीकरण।
प्रासंगिक समयसीमाएँ।
साक्ष्य और गवाहों से कैसे निपटें।
व्यक्तिगत पूर्वाग्रह से कैसे बचें।
जो समिति सदस्य प्रक्रिया को नहीं समझता, वह अनजाने में संगठन और संबंधित लोगों दोनों के लिए समस्याएँ पैदा कर सकता है।
## नियोक्ताओं द्वारा की जाने वाली सामान्य गलतियाँ
आइए कुछ व्यावहारिक गलतियों पर नज़र डालें।
### गलती संख्या 1: शिकायत के बाद ही समिति का गठन
जरूरत पड़ने पर समिति पहले से ही गठित होनी चाहिए।
समिति के गठन की प्रक्रिया शुरू करने से पहले शिकायत का इंतजार न करें।
### गलती संख्या 2: बाहरी सदस्य की अनदेखी
बाहरी सदस्य वैधानिक संरचना का हिस्सा होता है। इस आवश्यकता को वैकल्पिक न समझें।
### गलती संख्या 3: केवल दिखावे के लिए सदस्यों का चयन
ऐसे लोगों का चयन करें जो वास्तव में किसी संवेदनशील मामले को जिम्मेदारी से संभाल सकें।
### गलती संख्या 4: तीन साल के कार्यकाल को भूल जाना
नियुक्ति तिथियों का रिकॉर्ड रखें और आवश्यकता पड़ने पर समिति की समीक्षा करें।
### गलती संख्या 5: प्रशिक्षण का अभाव
वरिष्ठ कर्मचारी होने से कोई व्यक्ति स्वतः ही POSH जांच करने में सक्षम नहीं हो जाता।
### गलती संख्या 6: शिकायतों पर अनौपचारिक चर्चा
POSH शिकायत कार्यालय की गपशप नहीं है।
गोपनीयता अत्यंत महत्वपूर्ण है।
### गलती संख्या 7: प्रबंधन द्वारा परिणाम को प्रभावित करने का प्रयास
समिति को निर्धारित प्रक्रिया का निष्पक्ष रूप से पालन करने की अनुमति दी जानी चाहिए।
## आंतरिक समिति के लिए सरल जाँच सूची
यदि आप नियोक्ता हैं, तो स्वयं से ये प्रश्न पूछें:
क्या हमारे पास 10 या अधिक कर्मचारी हैं?
क्या हमने आंतरिक समिति का गठन कर लिया है?
क्या हमारे अध्यक्ष की नियुक्ति विधिवत हुई है?
क्या हमारे पास आवश्यक कर्मचारी सदस्य हैं?
क्या हमने बाहरी सदस्य की नियुक्ति कर ली है?
क्या नियुक्ति पत्र उपलब्ध हैं?
क्या सदस्यों को उचित प्रशिक्षण दिया गया है?
क्या हम तीन साल के कार्यकाल पर नज़र रख रहे हैं?
क्या कर्मचारियों को पता है कि वे किससे संपर्क कर सकते हैं?
क्या हमारी POSH नीति कर्मचारियों के लिए उपलब्ध है?
क्या जागरूकता कार्यक्रम आयोजित किए जा रहे हैं?
क्या रिकॉर्ड सुरक्षित रूप से रखे जा रहे हैं?
यदि आपको कुछ प्रश्नों के उत्तर "नहीं" मिलते हैं, तो घबराएँ नहीं।
कमी को पहचानें और उसे दूर करें।
अनुपालन का अर्थ अनावश्यक भय उत्पन्न करना नहीं है। इसका अर्थ है समस्या उत्पन्न होने से पहले सही प्रणाली स्थापित करना।
## क्या एच.आर.एम.एस. POSH अनुपालन में सहायता कर सकता है?
जी हाँ, विशेष रूप से प्रशासनिक पक्ष पर।
उदाहरण के लिए, एक मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली (एचआरएमएस) किसी संगठन को निम्नलिखित जानकारी बनाए रखने में मदद कर सकती है:
आंतरिक समिति के सदस्यों का विवरण।
नियुक्ति तिथियां।
कार्यकाल संबंधी अनुस्मारक।
बाहरी सदस्यों का विवरण।
पीओएसएच नीति के रिकॉर्ड।
कर्मचारी जागरूकता प्रशिक्षण के रिकॉर्ड।
प्रशिक्षण में उपस्थिति।
अनुपालन संबंधी दस्तावेज़।
उचित पहुंच नियंत्रण के साथ गोपनीय मामले से संबंधित जानकारी।
महत्वपूर्ण समयसीमा और अनुस्मारक।
लेकिन एक बात स्पष्ट रूप से समझ लेनी चाहिए।
सॉफ्टवेयर आंतरिक समिति का स्थान नहीं ले सकता।
प्रौद्योगिकी आपको प्रक्रिया को व्यवस्थित करने और रिकॉर्ड बनाए रखने में मदद कर सकती है। शिकायत का निष्पक्ष निपटान करने की वास्तविक जिम्मेदारी नियोक्ता और विधिवत गठित समिति की होती है।
## अंतिम विचार
यदि आपके संगठन में 10 या अधिक कर्मचारी हैं और आपने अभी तक अपनी आंतरिक समिति की समीक्षा नहीं की है, तो यह करने का अच्छा समय है।
शिकायत का इंतजार न करें।
ऑडिट का इंतज़ार न करें।
और कानूनी नोटिस का तो बिल्कुल भी इंतज़ार न करें।
जांच लें कि किसे नियुक्त किया गया है, क्या समिति का गठन विधिवत हुआ है, क्या सदस्यों को प्रशिक्षित किया गया है और क्या आपके कर्मचारियों को शिकायत तंत्र के बारे में जानकारी है।
आज अनुपालन पर थोड़ा सा ध्यान देने से कल एक बड़ी समस्या से बचा जा सकता है।
PaySimplified HRMMS & Payroll Software में, हमारा मानना है कि संगठन के बढ़ने मात्र से मानव संसाधन अनुपालन जटिल नहीं होना चाहिए। प्रौद्योगिकी का उद्देश्य इन जिम्मेदारियों को प्रबंधित करना आसान बनाना होना चाहिए, साथ ही मानवीय निर्णय और जिम्मेदारी को यथावत रखना चाहिए।
हमारे अगले POSH लेख में, हम पूरी प्रक्रिया के सबसे संवेदनशील पहलुओं में से एक पर चर्चा करेंगे: POSH शिकायत कैसे दर्ज की जाती है और शिकायत प्राप्त होने के बाद क्या होता है।