आमच्या मागील लेखांमध्ये, आम्ही POSH कायदा काय आहे आणि प्रत्येक पात्र नियोक्त्याने तो गांभीर्याने का घ्यावा यावर चर्चा केली.
आता POSH अनुपालनाचा एक सर्वात महत्त्वाचा भाग येतो — अंतर्गत समिती (I.C.).
मी असे अनेक व्यवसाय पाहिले आहेत, जिथे व्यवस्थापनाला माहित असते की अंतर्गत समिती आवश्यक आहे, परंतु जेव्हा तुम्ही काही व्यावहारिक प्रश्न विचारता, तेव्हा गोंधळ निर्माण होतो.
अध्यक्षपदी कोण असावे?
किती सदस्य आवश्यक आहेत?
बाह्य सदस्य अनिवार्य आहे का?
एच.आर. व्यवस्थापक सदस्य होऊ शकतो का?
जर कंपनीत फक्त काही महिला कर्मचारी असतील तर काय होते?
आणि कदाचित सर्वात मोठा प्रश्न — फक्त समितीची यादी तयार करून ती फाईलमध्ये ठेवणे पुरेसे आहे का?
याचे उत्तर आहे नाही.
अंतर्गत समितीची एक गंभीर जबाबदारी असते. तिला कर्मचारी, व्यवस्थापक, पुरावे, साक्षीदार आणि गोपनीय माहितीशी संबंधित अत्यंत संवेदनशील तक्रारी हाताळाव्या लागू शकतात. त्यामुळे, समिती योग्यरित्या गठीत केली पाहिजे आणि सदस्यांना त्यांच्याकडून काय अपेक्षित आहे हे माहित असले पाहिजे. चला, हे व्यावहारिकरित्या समजून घेऊया.
## अंतर्गत समितीची आवश्यकता केव्हा असते?
जर एखाद्या संस्थेमध्ये १० किंवा अधिक कर्मचारी असतील, तर POSH कायद्यानुसार नियोक्त्याला सामान्यतः अंतर्गत समिती स्थापन करणे आवश्यक असते.
तुम्ही मोठी कॉर्पोरेट कंपनी असाल किंवा लहान एम.एस.एम.ई. (M.S.M.E.) असाल, तरीही हे लागू होते.
तुम्ही असा विचार करू नये:
> "आमच्याकडे फक्त १२ किंवा १५ कर्मचारी आहेत, त्यामुळे कदाचित याची गरज नाही."
कर्मचाऱ्यांची संख्या महत्त्वाची आहे.
तुमच्या कार्यालयाचा आकार, तुमच्या व्यवसायाची उलाढाल किंवा तुमच्याकडे स्वतंत्र एच.आर. (H.R.) विभाग आहे की नाही, या गोष्टींमुळे जिथे हा कायदा लागू होतो, तिथली आवश्यकता कमी होत नाही.
## अंतर्गत समितीमध्ये कोणाचा समावेश असावा?
कायद्याने अंतर्गत समितीसाठी एक विशिष्ट रचना प्रदान केली आहे.
त्यामध्ये खालील गोष्टींचा समावेश असावा:
### १. अध्यक्ष
अध्यक्ष ही संस्थेमध्ये वरिष्ठ स्तरावर कार्यरत असलेली महिला असावी.
हा केवळ उपलब्ध असलेल्या सर्वात सोयीस्कर व्यक्तीची निवड करण्याचा प्रश्न नाही.
ती व्यक्ती संवेदनशील प्रकरण परिपक्वता, निष्पक्षता आणि गोपनीयतेने हाताळण्यास सक्षम असावी.
जर तुमच्या संस्थेत एखादी योग्य वरिष्ठ महिला कर्मचारी असेल, तर या जबाबदारीसाठी तिचा विचार केला पाहिजे.
### २. दोन किंवा अधिक कर्मचारी सदस्य
समितीमध्ये कर्मचाऱ्यांमधूनही किमान दोन सदस्य असावेत.
कायदा अशा व्यक्तींना प्राधान्य देतो, ज्या महिलांच्या हितासाठी वचनबद्ध आहेत किंवा ज्यांना समाजकार्याचा अनुभव आहे किंवा ज्यांना कायद्याचे ज्ञान आहे.
महत्त्वाचा मुद्दा हा आहे की, या व्यक्ती POSH तक्रारीचे गांभीर्य समजण्यास सक्षम असाव्यात.
केवळ कोणीतरी संस्थेत वरिष्ठ आहे म्हणून ती व्यक्ती आपोआप समितीसाठी योग्य ठरत नाही.
### ३. एक बाह्य सदस्य
येथे मला आणखी एक सामान्य गैरसमज दिसतो.
अंतर्गत समितीमध्ये एक बाह्य सदस्य असणे आवश्यक आहे, ज्याला लैंगिक छळ किंवा महिलांच्या कल्याणाशी संबंधित समस्यांमध्ये विहित अनुभव किंवा माहिती असेल.
बाह्य सदस्य एखाद्या स्वयंसेवी संस्थेचे (N.G.O.), संघटनेचे असू शकतात किंवा त्यांच्याकडे आवश्यक ज्ञान किंवा अनुभव असू शकतो.
यामागील कल्पना सोपी आहे.
समितीने पूर्णपणे त्याच संस्थेतील लोकांवर अवलंबून राहू नये.
बाह्य सदस्य एक स्वतंत्र दृष्टिकोन आणू शकतो, विशेषतः जेव्हा तक्रार एखाद्या वरिष्ठ कर्मचाऱ्याशी किंवा व्यवस्थापन व्यक्तीशी संबंधित असते.
## एच.आर. व्यवस्थापक समिती सदस्य होऊ शकतो का?
होय, जर एखादी व्यक्ती आवश्यकता पूर्ण करत असेल, तर एच.आर. व्यावसायिकाची सदस्य म्हणून नियुक्ती केली जाऊ शकते.
परंतु एच.आर. सहाय्य आणि अंतर्गत समितीची वैधानिक भूमिका यामध्ये एक महत्त्वाचा फरक आहे.
एच.आर. दस्तऐवजीकरण, संवाद, वेळापत्रक आणि इतर प्रशासकीय बाबींमध्ये मदत करू शकते.
तथापि, समितीने तक्रार आणि चौकशी निष्पक्षपणे आणि स्वतंत्रपणे हाताळली पाहिजे.
उदाहरणार्थ, जर एखाद्या वरिष्ठ व्यवस्थापकाविरुद्ध तक्रार केली गेली, तर केवळ त्रास टाळण्यासाठी एच.आर. विभागाने हे प्रकरण अंतर्गतरीत्या "मिटवण्याचा" प्रयत्न करू नये.
विहित प्रक्रियेचे पालन करणे आवश्यक आहे.
## बाह्य सदस्य महत्त्वाचा का असतो?
एक सोपे उदाहरण घेऊया.
समजा, एका कंपनीत २५ कर्मचारी आहेत. तक्रारदार आणि प्रतिवादी दोघेही कार्यालयातील बहुतेक लोकांना ओळखतात. प्रतिवादी हा एक वरिष्ठ व्यवस्थापक आहे, जो अनेक वर्षांपासून कंपनीत कार्यरत आहे.
आता कल्पना करा की समितीचा प्रत्येक सदस्य देखील त्याच कंपनीचा कर्मचारी आहे.
जरी प्रत्येकजण निष्पक्ष राहण्याचा प्रयत्न करत असला तरी, नकळत दबाव, वैयक्तिक संबंध किंवा कामाच्या ठिकाणचा प्रभाव असू शकतो.
कायद्यात बाह्य सदस्याची तरतूद असण्यामागे हे एक कारण आहे.
बाह्य सदस्याला केवळ कागदपत्रांवर सही करणारी व्यक्ती म्हणून वागवले जाऊ नये. त्या व्यक्तीची समितीमध्ये एक वास्तविक भूमिका असते.
## अंतर्गत समितीचा सदस्य समितीत किती काळ राहू शकतो?
अंतर्गत समितीच्या सदस्याचा कार्यकाळ नामांकनाच्या तारखेपासून तीन वर्षांपेक्षा जास्त असू शकत नाही.
हे ऐकायला सोपे वाटते, पण व्यवसायांसाठी हे विसरणे आश्चर्यकारकपणे सोपे आहे.
एखादी कंपनी आपली समिती एकदा स्थापन करू शकते, नियुक्तीपत्र फाईलमध्ये ठेवून पुढील चार-पाच वर्षांसाठी त्याकडे दुर्लक्ष करू शकते.
मग, जेव्हा एखादी तक्रार येते, तेव्हा समिती अजूनही योग्यरित्या गठित आहे की नाही हे प्रत्येकजण तपासू लागतो.
अनुपालनाचे व्यवस्थापन करण्याची ही चांगली पद्धत नाही.
नियोक्त्याने प्रत्येक सदस्याच्या नियुक्तीची तारीख जपून ठेवली पाहिजे आणि समितीचा वेळोवेळी आढावा घेतला पाहिजे.
## अंतर्गत समिती नेमके काय करते?
समिती केवळ सूचना फलकावर नाव प्रदर्शित करण्यासाठी स्थापन केली जात नाही.
लैंगिक छळाच्या तक्रारी स्वीकारणे, आवश्यकतेनुसार चौकशी करणे, गोपनीयता राखणे आणि कायद्यानुसार शिफारसी करणे या जबाबदाऱ्या तिच्यात समाविष्ट आहेत.
व्यावहारिक दृष्ट्या, समितीला खालील गोष्टी कराव्या लागू शकतात:
लेखी तक्रार स्वीकारणे.
तक्रार आणि संबंधित माहितीची तपासणी करणे.
विहित चौकशी प्रक्रियेचे पालन करणे.
संबंधित पक्षांना त्यांची बाजू मांडण्याची संधी देणे.
संबंधित कागदपत्रे आणि पुराव्यांची तपासणी करणे.
जिथे लागू असेल तिथे साक्षीदारांच्या जबाबांचा विचार करणे.
गोपनीयता राखणे.
चौकशीचे निष्कर्ष तयार करा.
आवश्यकतेनुसार योग्य शिफारसी करा.
याच कारणामुळे, समिती सदस्यांना प्रत्यक्ष तक्रार हाताळण्याची वेळ येण्यापूर्वी त्यांनी प्रक्रिया समजून घेतली पाहिजे.
## नियोक्ता समितीला कोणता निर्णय घ्यावा हे सांगू शकतो का?
नाही.
नियोक्ता समितीची स्थापना करतो आणि आवश्यक साहाय्य व सुविधा पुरवण्यासाठी जबाबदार असतो.
परंतु याचा अर्थ असा नाही की व्यवस्थापन चौकशीचा निकाल ठरवू शकते.
समजा, संस्थेसाठी महत्त्वाच्या असलेल्या व्यक्तीविरुद्ध तक्रार केली गेली.
कदाचित तो एक वरिष्ठ व्यवस्थापक असेल.
कदाचित तो प्रमुख ग्राहकांसाठी जबाबदार असेल.
कदाचित तो १५ वर्षांपासून कंपनीत असेल.
यापैकी कोणत्याही गोष्टीवरून तक्रार खरी आहे की नाही हे ठरवले जाऊ नये.
समितीला तथ्ये, पुरावे आणि परिस्थिती पाहून विहित प्रक्रियेचे पालन करावे लागते.
एक निष्पक्ष प्रक्रिया तक्रारदार आणि प्रतिवादी या दोघांचेही संरक्षण करते.
## जर कोणतीही योग्य वरिष्ठ महिला कर्मचारी उपलब्ध नसेल तर काय?
लहान संस्थांमध्ये ही एक व्यावहारिक समस्या बनू शकते.
कायद्यानुसार पीठासीन अधिकारी ही एक वरिष्ठ महिला कर्मचारी असावी, अशी विशेष तरतूद आहे.
त्यामुळे, केवळ कागदपत्रांची पूर्तता करण्यासाठी नियोक्त्याने अयोग्य व्यक्तीची नियुक्ती करू नये.
जर तुमच्या संस्थेत योग्य व्यक्ती नसेल, तर तुमच्या विशिष्ट परिस्थितीत समितीची रचना कशी करावी यावर योग्य व्यावसायिक किंवा कायदेशीर मार्गदर्शन घ्या.
महत्त्वाची गोष्ट ही आहे की, केवळ एक दस्तऐवज असावा म्हणून समिती स्थापन करू नये.
ती एक योग्यरित्या गठित केलेली समिती असावी.
## संस्थेत १० पेक्षा कमी कर्मचारी असल्यास काय होते?
आणखी एक सामान्य गैरसमज असा आहे:
> "आमच्याकडे १० पेक्षा कमी कर्मचारी असल्यास, POSH कायदा आम्हाला अजिबात लागू होत नाही."
याकडे पाहण्याचा हा योग्य मार्ग नाही.
ज्या ठिकाणी आस्थापनेत १० पेक्षा कमी कर्मचारी असल्यामुळे अंतर्गत समितीची आवश्यकता नसते, तिथे POSH कायद्यानुसार योग्य जिल्हा अधिकाऱ्याने गठित केलेल्या स्थानिक समिती मार्फत तक्रारी हाताळल्या जातात. सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे, एका लहान संस्थेनेसुद्धा सुरक्षित आणि आदरपूर्ण कामाचे ठिकाण राखले पाहिजे.
अंतर्गत समितीची आवश्यकता नाही याचा अर्थ असा नाही की नियोक्ता अयोग्य वर्तनाकडे दुर्लक्ष करू शकतो.
## POSH धोरण पुरेसे आहे का?
नाही.
POSH धोरण असणे महत्त्वाचे आहे, परंतु केवळ धोरणाचा दस्तऐवज एका फोल्डरमध्ये ठेवणे म्हणजे त्याचे पालन करणे नव्हे.
यावर अशा प्रकारे विचार करा.
तुमच्या कार्यालयात अग्निसुरक्षा धोरण असू शकते. परंतु अग्निशामक यंत्र कुठे आहे किंवा आपत्कालीन परिस्थितीत काय करावे हे कोणालाच माहीत नसेल, तर केवळ ते धोरण फारसे उपयुक्त ठरत नाही.
हेच तत्त्व येथेही लागू होते.
कर्मचाऱ्यांना धोरणाबद्दल माहिती असली पाहिजे.
समिती सदस्यांना त्यांच्या जबाबदाऱ्या माहीत असल्या पाहिजेत.
तक्रार निवारण यंत्रणा स्पष्ट असली पाहिजे.
आणि तक्रार प्राप्त झाल्यास कारवाई करण्यासाठी संस्था तयार असली पाहिजे.
## समिती सदस्यांना प्रशिक्षित केले पाहिजे
हे असे क्षेत्र आहे जिथे नियोक्त्यांनी काही रुपये वाचवण्याचा प्रयत्न करू नये.
POSH तक्रार संवेदनशील आणि गुंतागुंतीची असू शकते.
समिती सदस्यांनी खालील गोष्टी समजून घेतल्या पाहिजेत:
POSH कायदा आणि लागू असलेले नियम.
त्यांच्या जबाबदाऱ्या.
तक्रार कशी हाताळावी.
गोपनीयतेच्या आवश्यकता.
निष्पक्ष चौकशीची मूलभूत तत्त्वे.
दस्तऐवजीकरण.
संबंधित कालमर्यादा.
पुरावे आणि साक्षीदारांना कसे हाताळावे.
वैयक्तिक पूर्वग्रह कसा टाळावा.
ज्या समिती सदस्याला प्रक्रिया समजत नाही, तो नकळतपणे संस्था आणि संबंधित व्यक्ती दोघांसाठीही समस्या निर्माण करू शकतो.
## नियोक्त्यांकडून होणाऱ्या सामान्य चुका
चला, काही अत्यंत व्यावहारिक चुका पाहूया.
### चूक क्र. १: तक्रार आल्यानंतरच समिती स्थापन करणे
जिथे आवश्यक असेल तिथे समिती आधीच स्थापन झालेली असावी.
समिती स्थापन करण्याची प्रक्रिया सुरू करण्यापूर्वी तक्रारीची वाट पाहू नका.
### चूक क्र. २: बाह्य सदस्याकडे दुर्लक्ष करणे
बाह्य सदस्य हा वैधानिक संरचनेचा भाग असतो. ही आवश्यकता ऐच्छिक मानू नका.
### चूक क्र. ३: केवळ नावापुरते सदस्य निवडणे
अशा लोकांना निवडा जे संवेदनशील प्रकरण जबाबदारीने हाताळू शकतील.
### चूक क्र. ४: तीन वर्षांचा कार्यकाळ विसरणे
नियुक्तीच्या तारखांची नोंद ठेवा आणि आवश्यकतेनुसार समितीचा आढावा घ्या.
### चूक क्र. ५: प्रशिक्षणाचा अभाव
वरिष्ठ कर्मचारी असण्याने कोणीही आपोआप POSH चौकशी करण्यास सक्षम होत नाही.
### चूक क्र. ६: तक्रारींवर सहजपणे चर्चा करणे
POSH तक्रार ही कार्यालयातील गप्पाटप्पा नाही.
गोपनीयता अत्यंत महत्त्वाची आहे.
### चूक क्र. ७: व्यवस्थापनाकडून निकालावर प्रभाव टाकण्याचा प्रयत्न
समितीला विहित प्रक्रियेचे निष्पक्षपणे पालन करण्याची परवानगी दिली पाहिजे.
## एक साधी अंतर्गत समिती तपासणी सूची
जर तुम्ही नियोक्ता असाल, तर स्वतःला हे प्रश्न विचारा:
आपल्याकडे १० किंवा अधिक कर्मचारी आहेत का?
आपण अंतर्गत समितीची स्थापना केली आहे का?
आपल्या अध्यक्षांची योग्यरित्या नियुक्ती झाली आहे का?
आपल्याकडे आवश्यक कर्मचारी सदस्य आहेत का?
आपण बाह्य सदस्याची नियुक्ती केली आहे का?
नियुक्तीपत्रे उपलब्ध आहेत का?
सदस्यांना योग्य प्रशिक्षण दिले आहे का?
आपण तीन वर्षांच्या कार्यकाळाचा मागोवा घेत आहोत का?
कर्मचारी कोणाकडे संपर्क साधू शकतात हे त्यांना माहीत आहे का?
आपले POSH धोरण कर्मचाऱ्यांसाठी उपलब्ध आहे का?
जागरूकता कार्यक्रम आयोजित केले जात आहेत का?
नोंदी सुरक्षितपणे ठेवल्या जात आहेत का?
जर तुम्हाला काही प्रश्नांची उत्तरे "नाही" अशी आढळली, तर घाबरू नका.
त्रुटी ओळखा आणि ती दूर करा.
अनुपालन म्हणजे अनावश्यक भीती निर्माण करणे नव्हे. तर समस्या उद्भवण्यापूर्वी योग्य प्रणाली स्थापित करणे होय.
## POSH अनुपालनासाठी एच.आर.एम.एस. मदत करू शकते का?
होय, विशेषतः प्रशासकीय स्तरावर.
उदाहरणार्थ, एच.आर.एम.एस. (H.R.M.S.) संस्थेला खालील गोष्टी सांभाळण्यास मदत करू शकते:
अंतर्गत समिती सदस्यांचा तपशील.
नियुक्तीच्या तारखा.
कार्यकाळ समाप्तीची आठवण करून देणे.
बाह्य सदस्यांचा तपशील.
पॉश (POSH) धोरणाच्या नोंदी.
कर्मचारी जागरूकता प्रशिक्षणाच्या नोंदी.
प्रशिक्षणातील उपस्थिती.
अनुपालन दस्तऐवज.
योग्य प्रवेश नियंत्रणासह गोपनीय प्रकरण-संबंधित माहिती.
महत्त्वाच्या कालमर्यादा आणि आठवण करून देणे.
परंतु एक गोष्ट स्पष्टपणे समजून घेतली पाहिजे.
सॉफ्टवेअर अंतर्गत समितीची जागा घेऊ शकत नाही.
तंत्रज्ञान तुम्हाला प्रक्रिया आयोजित करण्यास आणि नोंदी ठेवण्यास मदत करू शकते. तक्रार निष्पक्षपणे हाताळण्याची खरी जबाबदारी नियोक्ता आणि योग्यरित्या गठित केलेल्या समितीचीच राहते.
## अंतिम विचार
जर तुमच्या संस्थेत १० किंवा अधिक कर्मचारी असतील आणि तुम्ही अद्याप तुमच्या अंतर्गत समितीचा आढावा घेतला नसेल, तर ही वेळ योग्य आहे.
तक्रारीची वाट पाहू नका.
ऑडिटची वाट पाहू नका.
आणि कायदेशीर नोटीसची तर अजिबातच वाट पाहू नका.
कोणाची नियुक्ती झाली आहे, समितीची योग्यरित्या रचना झाली आहे का, सदस्यांना प्रशिक्षण दिले आहे का आणि तुमच्या कर्मचाऱ्यांना तक्रार निवारण यंत्रणेबद्दल माहिती आहे का, हे तपासा.
आज अनुपालनाकडे थोडेसे लक्ष दिल्यास उद्याची एक मोठी समस्या टाळता येऊ शकते.
PaySimplified H.R.M.S. & Payroll Software मध्ये आमचा विश्वास आहे की, केवळ संस्था वाढत आहे म्हणून एच.आर. अनुपालन गुंतागुंतीचे होऊ नये. मानवी निर्णयक्षमता आणि जबाबदारी जिथे असायला हवी तिथेच ठेवून, या जबाबदाऱ्या व्यवस्थापित करणे सोपे करणे हे तंत्रज्ञानाचे उद्दिष्ट असले पाहिजे.
आमच्या पुढील POSH लेखात, आम्ही संपूर्ण प्रक्रियेतील सर्वात संवेदनशील भागांपैकी एकावर चर्चा करणार आहोत: POSH तक्रार कशी दाखल केली जाते आणि तक्रार प्राप्त झाल्यानंतर काय होते.